Hướng dẫn chi tiết cách photocopy tài liệu thu nhỏ máy Ricoh

Thu nhỏ tài liệu khi photocopy trên máy Ricoh giúp tiết kiệm giấy và điều chỉnh kích thước bản in theo nhu cầu sử dụng.  Để thực hiện đúng cách, bạn cần nắm rõ các thao tác trên thiết bị. GFC Tech sẽ hướng dẫn chi tiết cách photocopy tài liệu thu nhỏ máy Ricoh trong bài viết dưới đây, giúp bạn thao tác nhanh chóng và  đảm bảo tài liệu được sao chép rõ ràng, chính xác. 

1. Vì sao cần photocopy tài liệu thu nhỏ máy ricoh?

Thu nhỏ tài liệu khi photocopy trên máy Ricoh mang lại nhiều lợi ích trong công việc và học tập. Dưới đây là những lý do khiến nhiều người lựa chọn tính năng này:

• Số lượng tài liệu ngày càng nhiều, thu nhỏ giúp giảm bớt diện tích bảo quản mà vẫn giữ nguyên nội dung cần thiết.
• Kỹ sư, kiến trúc sư hay nhân viên kinh doanh thường xuyên di chuyển có thể dễ dàng theo dõi tài liệu mà không bị cồng kềnh.
• Sử dụng ít giấy và mực in hơn giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, đặc biệt khi cần in số lượng lớn.
• Tài liệu thu nhỏ giúp việc scan, lưu trữ hoặc gửi đi nhanh chóng hơn, thuận tiện cho công việc.
• Sinh viên, giảng viên có thể thu nhỏ tài liệu để dễ dàng ghi chú, ôn tập hoặc mang theo bên mình mà không chiếm nhiều diện tích.

Tùy vào mục đích sử dụng, cần lựa chọn mức độ thu nhỏ phù hợp để đảm bảo tài liệu vẫn rõ ràng, dễ đọc. Ngoài ra, chất lượng mực in cũng cần được chú ý, tránh tình trạng quá mờ hoặc quá đậm gây khó khăn khi sử dụng.

>>> Xem thêm: Máy photocopy giá rẻ, chất lượng và chính hãng – GFC Tech

2. Tìm hiểu một số câu lệnh trên máy photocopy Ricoh

Để sử dụng máy photocopy Ricoh đúng cách, người dùng nên hiểu rõ chức năng của các nút lệnh trên thiết bị. Dưới đây là một số nút thường gặp và cách sử dụng:

• Start: Kích hoạt lệnh photocopy sau khi thiết lập các thông số in.
• Stop: Dừng quá trình photocopy ngay lập tức khi cần điều chỉnh.
• Clear Modes: Xóa toàn bộ cài đặt trước đó, đưa máy về trạng thái mặc định.
• Duplex: Thiết lập chế độ in hai mặt tự động, giúp tiết kiệm giấy.
• Combine (Combine Copy Mode): Gộp nhiều trang tài liệu vào một trang duy nhất theo bố cục đã chọn, giảm số lượng giấy in.
• Sort/Collate: Sắp xếp các bản in theo đúng thứ tự gốc, phù hợp khi photocopy tài liệu nhiều trang.
• User Tools/Counter: Truy cập các cài đặt nâng cao của máy hoặc kiểm tra số lượng bản in đã thực hiện.
• Bypass Tray: Chọn khay giấy phụ để in trên các loại giấy đặc biệt như giấy dày, giấy bìa hoặc giấy có kích thước không tiêu chuẩn.
• Program: Lưu cài đặt thường dùng để sử dụng nhanh cho lần in sau mà không cần thiết lập lại.
• Zoom: Tùy chỉnh kích thước bản in theo tỷ lệ phần trăm, cho phép phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu theo nhu cầu.

>>> Bạn có thể xem thêm: [GFC Tech] Chia sẻ cách sử dụng máy photocopy Ricoh dễ thực hiện

3. Cách photocopy tài liệu thu nhỏ máy Ricoh

Để thu nhỏ tài liệu khi photocopy trên máy Ricoh, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt tài liệu vào khay nạp giấy

Đặt tài liệu gốc vào mặt kính hoặc khay nạp tự động (ADF) của máy photocopy, đảm bảo căn chỉnh đúng vị trí để tránh lệch hoặc mất nội dung khi in.

• Bước 2: Chọn chế độ Copy

Trên màn hình điều khiển, nhấn vào Copy để truy cập giao diện thiết lập các tùy chọn sao chép.

• Bước 3: Thiết lập chế độ chọn khổ giấy tự động

Nhấn vào Auto Paper Select để máy tự động nhận diện và điều chỉnh khổ giấy phù hợp với bản sao.

• Bước 4: Kích hoạt tính năng thu nhỏ

Chọn Reduce/Enlarge để truy cập cài đặt tỷ lệ thu nhỏ hoặc phóng to tài liệu.

• Bước 5: Điều chỉnh kích thước thu nhỏ

Chọn tỷ lệ phần trăm mong muốn hoặc sử dụng các tùy chọn có sẵn như 50%, 75% hoặc theo khổ giấy (A3 → A4, A4 → A5).

• Bước 6: Bắt đầu sao chép

Sau khi thiết lập xong, nhấn Start để máy bắt đầu sao chép tài liệu với kích thước đã điều chỉnh.

>>> Xem thêm: Cách photocopy CMND 2 mặt máy Ricoh chỉ với vài thao tác đơn giản

4. Cách photocopy tài liệu thu nhỏ trực tiếp trên máy tính

Ngoài thao tác trực tiếp trên máy photocopy Ricoh, bạn cũng có thể thu nhỏ tài liệu khi in từ máy tính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

• Bước 1: Kích hoạt chế độ in hai mặt (Duplex)

Trên bảng điều khiển của máy photocopy Ricoh, bật tính năng Duplex nếu bạn muốn sao chép tài liệu thu nhỏ ở chế độ hai mặt, giúp tiết kiệm giấy in.

• Bước 2: Truy cập cài đặt thiết bị in

Trên máy tính, nhấn Start và chọn Devices and Printers để truy cập danh sách máy in đã kết nối.

• Bước 3: Mở cài đặt máy photocopy Ricoh

Tìm máy photocopy Ricoh trong danh sách thiết bị, sau đó nhấp chuột phải và chọn Printer Properties.

• Bước 4: Chọn tài liệu cần sao chép

Nhấn Preferences, sau đó mở file cần in bằng cách vào File > Print hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để truy cập nhanh giao diện in.

• Bước 5: Điều chỉnh tỷ lệ thu nhỏ

Tại giao diện in, tìm mục Scale hoặc Reduce/Enlarge, nhập tỷ lệ thu nhỏ mong muốn hoặc chọn chế độ tự động điều chỉnh theo khổ giấy.

• Bước 6: Tiến hành in

Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn OK và chọn Print để máy photocopy Ricoh thực hiện sao chép tài liệu với kích thước thu nhỏ theo cài đặt đã chọn.

GFC Tech hy vọng với hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện cách photocopy tài liệu thu nhỏ máy Ricoh một cách chính xác và nhanh chóng. Nếu bạn cần thêm thông tin về cách sử dụng máy hoặc quan tâm đến giá máy photocopy văn phòng, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 07.8834.8834 để được tư vấn chi tiết.

>>> Bạn có thể  xem thêm:

• Hướng dẫn scan trên máy photocopy Ricoh chi tiết nhất
• Dịch vụ cho thuê máy photocopy Quận 1 uy tín, chất lượng, giá hợp lý