[GFC Tech] Chia sẻ cách sử dụng máy photo Ricoh dễ thực hiện

Máy photocopy Ricoh là lựa chọn lý tưởng với tính năng đa dạng như in ấn, photocopy, scan tài liệu và in hai mặt linh hoạt. Để tận dụng tối đa những tính năng này, bạn cần nắm vững cách sử dụng máy photo Ricoh đúng cách. Bài viết sau GFC Tech sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết, giúp việc thao tác trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

1. Cơ chế hoạt động của máy photocopy Ricoh

Máy photocopy Ricoh hoạt động theo cơ chế sau:

• Quét tài liệu (Scanning): Tài liệu cần sao chép được đặt trên kính quét hoặc bộ nạp bản gốc tự động. Máy photocopy sử dụng hệ thống cảm biến quang học để quét và ghi lại hình ảnh của tài liệu.
• Xử lý hình ảnh (Image Processing): Dữ liệu quét được chuyển vào hệ thống xử lý bên trong máy, nơi các thông số như độ sáng, độ tương phản và chất lượng hình ảnh được điều chỉnh để đảm bảo bản sao đạt chất lượng cao nhất.
• In ấn (Printing): Hình ảnh sau khi xử lý được gửi đến drum (cylinder). Drum in sẽ sử dụng nguyên lý điện tích để hút mực in, tái hiện chính xác nội dung lên bề mặt giấy.
• Ép và cố định mực (Fusing): Giấy in đi qua bộ phận ép nhiệt, nơi nhiệt độ cao và áp lực được sử dụng để làm nóng và cố định mực in lên giấy, tạo ra bản sao sắc nét và bền vững.
• Hoàn tất và xuất bản (Output): Bản sao hoàn chỉnh được chuyển đến khay xuất bản, sẵn sàng để người dùng sử dụng.

Máy photocopy Ricoh hoạt động theo cơ chế quét tài liệu, xử lý hình ảnh và in ấn

2. Hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh

Nhằm tối ưu quy trình làm việc và giúp người dùng dễ dàng thao tác in ấn tài liệu trên máy photocopy Ricoh. Thông tin chi tiết và dưới dẫn sử dụng sẽ được GFC Tech hướng dẫn sau đây:

2.1 Các phím cơ bản sử dụng trên máy photocopy Ricoh

• Nút nguồn (ON/OFF): Bật/Tắt máy.
• Phím User Tools/Counter: Thiết lập chương trình in và kiểm tra số lượng bản sao, bản in đã sử dụng.
• Phím Copy: Chuyển sang chế độ sao chép và thực hiện lệnh sao chép.
• Phím Document Server: Sao lưu tài liệu vào ổ cứng máy photocopy.
• Phím Facsimile: Chuyển sang chế độ fax và thực hiện nhận/gửi fax.
• Phím Printer: Chuyển sang chế độ in ấn và thực hiện lệnh in.
• Phím Data In Indicator: Phát tín hiệu khi có tín hiệu copy, in và fax.
• Phím Alert: Cảnh báo khi có lỗi trong quá trình photocopy.
• Phím Communicating Indicator: Phát tín hiệu khi in hoặc sao chép dữ liệu.
• Phím Receiving File: Phát tín hiệu khi tệp dữ liệu đang được nhận và lưu trữ.
• Phím Clear Mode: Xóa thông tin đã nhập hoặc thiết lập trạng thái ban đầu.
• Phím Interrupt: Tạm dừng công việc đang thực hiện để thực hiện công việc khác.
• Phím Energy Saver: Thiết lập chế độ tiết kiệm năng lượng khi không sử dụng máy.
• Phím CLEAR/STOP: Xóa thông tin nhập hoặc hủy thao tác không muốn thực hiện.
• Phím Enter: Xác nhận lệnh sau khi thực hiện các hoạt động.
• Phím Start: Bắt đầu thực hiện lệnh của người dùng.
• Phím Simplified Display: Chuyển màn hình sang chế độ hiển thị đơn giản hóa.
• Phím Login/Logout: Đăng nhập hoặc đăng xuất khỏi máy photocopy.

2.2 Các thao tác cơ bản để sử dụng máy photocopy Ricoh

Máy photocopy Ricoh là một công cụ hữu ích giúp bạn sao chép, in ấn và quản lý tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để sử dụng máy photocopy Ricoh một cách thành thạo, người dùng cần thực hiện các thao tác cơ bản theo một quy trình đơn giản. Dưới đây là 6 bước cơ bản mà bạn cần nắm vững để có thể sử dụng máy photocopy Ricoh một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

Bước 1: Khởi động máy.

Trước khi khởi động máy, bạn cần kiểm tra nguồn điện, dây nguồn và sau đó nhấn nút công tác để khởi động máy.

 Bấm nút On để khởi động máy 

Bước 2: Đặt tài liệu cần sao chép

• Photo trên mặt kiếng: Chức năng này thường sử dụng cho các tài liệu mỏng, nhỏ như card, CCCD, sổ đỏ,….Để thực hiện, người dùng mở nắp máy sau đó đặt tài liệu lên mặt kính với mặt in hướng xuống và đóng nắp lại.
• Photo trên bộ nắp ADF: Chức năng này sử dụng cho các tài liệu nhiều trang, để in người dùng cần căn chỉnh lề cho thẳng để kết quả in đều và đẹp hơn.

Đặt tài liệu vào đúng vị trí 

Bước 3: Chọn chế độ photocopy

Sau khi đặt tài liệu lên máy in, người dùng cần chọn 1 trong 5 chế độ photocopy sau:

• Text: Chỉ photocopy văn bản
• Text/Photo: Photocopy văn bản và hình ảnh
• Photo: Photocopy chỉ hình ảnh
• Pale: Độ nhạt
• Generation Copy: Bản sao thế hệ

Chọn chế độ in ấn phù hợp 

Bước 4: Định dạng văn bản

Nhấn nút Copy xong, màn hình hiển thị sẽ hiện ra các tự chọn để định dạng văn bản như sau:

• 1 mặt sang 2 mặt (1 Sided → 2 Sided)
• 2 mặt sang 2 mặt (2 Sided → 2 Sided)
• 1 mặt kết hợp 2 mặt bản gốc (1 Sided → Combo 2 Originals)
• 1 mặt kết hợp 4 mặt bản gốc (1 Sided → Combo 4 Originals)

Chọn định dạng văn bản cần in 

Bước 5: Điều chỉnh kích thước (phóng to/thu nhỏ)

Để điều chỉnh tài liệu người dùng chọn Auto Reduce/Enlarge – chọn tỷ lệ – màn hình sẽ hiện ra các tùy chọn sau:

• A4 → A3 và ngược lại
• A4 → A5 và ngược lại
• A5 → A3 và ngược lại

Điều chỉnh tỷ lệ theo nhu cầu của khách hàng 

Bước 6: Hoàn tất, nhấn nút START.

Nhấn nút START để bắt đầu sao chép và chờ nhận ở khay đầu ra.

Bấm nút START để bắt đầu in 

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng máy photo Ricoh, bạn sẽ có thể dễ dàng làm quen và thực hiện các thao tác in ấn, sao chép tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Việc nắm vững cách sử dụng máy photo Ricoh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc văn phòng. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng, đừng ngần ngại tham khảo thêm các tài liệu hướng dẫn hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật GFC Tech để được trợ giúp kịp thời.