Nội dung bài viết:

Cách Scan trên máy in là một kỹ năng thiết yếu trong thời đại số, giúp chuyển đổi văn bản, hình ảnh sang file kỹ thuật số để lưu trữ và chia sẻ tiện lợi hơn. Quá trình này không quá phức tạp, nhưng nếu không thực hiện đúng cách, tài liệu có thể bị mờ, mất trang hoặc lưu sai định dạng. Để đảm bảo thao tác chính xác, hãy cùng GFC Tech tìm hiểu các bước Scan đơn giản và những lưu ý quan trọng trong bài viết dưới đây.

1. Cách scan trên máy in vào máy tính

Quá trình Scan tài liệu từ máy in sang máy tính rất đơn giản, chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kết nối máy in với máy tính

Sử dụng dây cáp để kết nối máy in với máy tính, đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định. Sau đó, đặt tài liệu hoặc hình ảnh cần Scan lên mặt kính của máy in.

cách scan trên máy in — Kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp, sau đó đặt tài liệu hoặc ảnh lên mặt kính để quét

Bước 2: Mở phần mềm quản lý thiết bị in

Khởi động máy tính và kiểm tra kết nối với máy in. Tiếp theo, tìm kiếm và mở phần mềm Devices and Printers trên máy tính.

Bước 3: Chọn máy in để bắt đầu Scan

Tại giao diện Printers, tìm đúng tên máy in đang sử dụng, nhấp chuột phải và chọn Start Scan để bắt đầu quá trình quét tài liệu.

Bước 4: Thiết lập thông số Scan

Lựa chọn các thông số cần thiết cho file Scan, bao gồm định dạng tệp, độ phân giải (Resolution) và nhấn Preview để kiểm tra trước bản Scan.

Bước 5: Tiến hành Scan tài liệu

Nhấp vào nút Scan để máy in bắt đầu quá trình quét và lưu lại bản tài liệu dưới dạng file kỹ thuật số.

Bước 6: Sắp xếp và tổ chức file Scan

Chọn Review, organize, and group items to import để kiểm tra và sắp xếp các tài liệu đã quét, sau đó nhấn Next.

Bước 7: Lưu file Scan vào máy tính

Cuối cùng, nhấn Import để hoàn tất và chờ máy tính xử lý trong vài giây. File Scan sẽ được lưu tại thư mục đã chọn sẵn, sẵn sàng để sử dụng.

2. Cách scan tài liệu trên máy in

2.1 Scan tài liệu thành file PDF

Chuyển tài liệu giấy thành file PDF giúp bạn dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và sử dụng trên nhiều thiết bị. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn Scan tài liệu ra file PDF một cách nhanh chóng.

Bước 1: Khởi động phần mềm Scan

Mở phần mềm Softi Scan to PDF trên máy tính. Tại mục Select Scanner, chọn thiết bị Scan đang sử dụng, sau đó nhấn Scan để bắt đầu.

Bước 2: Thiết lập độ phân giải và chế độ màu

Tìm đến mục DPI và đặt giá trị 200 để đảm bảo hình ảnh rõ nét. Tiếp theo, chọn Color để quét tài liệu với chế độ màu đầy đủ.

Bước 3: Mở hộp thoại máy Scan

Chọn Show Scanner Dialog, sau đó nhấn Scan để hệ thống bắt đầu quá trình quét tài liệu.

Bước 4: Kiểm tra bản Scan trước khi lưu

Nhấn Preview để xem trước hình ảnh đã quét. Nếu chưa đạt yêu cầu, có thể điều chỉnh và thực hiện lại thao tác Scan.

Bước 5: Điều chỉnh hướng tài liệu

Xoay tài liệu về đúng chiều mong muốn để đảm bảo nội dung hiển thị chính xác. Nếu tài liệu có nhiều trang, tiếp tục thực hiện Scan cho đến khi hoàn tất.

Bước 6: Lưu tài liệu dưới định dạng PDF

Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa, nhấn Save PDF để lưu file, hoàn tất quá trình Scan tài liệu ra định dạng PDF.

>>> Bạn có thể xem thêm: Hướng dẫn chi tiết từng bước cách xóa lệnh máy in đơn giản

2.2 Scan tài liệu thành tệp văn bản

Scan tài liệu và chuyển đổi sang file văn bản giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa và lưu trữ nội dung trên máy tính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng.

Bước 1: Cài đặt và mở phần mềm FreeOCR.net

Tải và cài đặt phần mềm FreeOCR.net trên máy tính. Sau khi cài đặt xong, nhấn Open để mở file hình ảnh chứa nội dung đã Scan trước đó.

Bước 2: Chuyển đổi nội dung từ hình ảnh sang văn bản

Nhấn vào tùy chọn OCR để phần mềm nhận diện và trích xuất nội dung từ hình ảnh. Khi quá trình quét hoàn tất, bạn có thể xem trước nội dung và lưu lại dưới dạng file văn bản.

Bước 3: Xóa văn bản cũ và tiếp tục Scan

Chọn Clear Text Windows để xóa nội dung đã trích xuất trước đó, sau đó thực hiện Scan cho các tài liệu khác theo cùng quy trình.

2.3 Scan ra tài liệu 2 mặt

So với Scan thông thường, việc Scan tài liệu 2 mặt yêu cầu thiết lập thêm một số tùy chọn để đảm bảo kết quả hiển thị đầy đủ. Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để Scan tài liệu 2 mặt chính xác.

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan

Đặt bản gốc đúng vị trí trên mặt kính hoặc khay nạp giấy của máy. Sau đó, trên màn hình điều khiển của máy in, nhấn vào nút Scanner để bắt đầu.

Bước 2: Lưu file Scan vào bộ nhớ máy

Nhấn Store File và chọn Store Only để lưu lại bản Scan mà không thực hiện in hoặc gửi ngay lập tức.

Bước 3: Đặt tên và lưu file

Đặt tên file theo ý muốn để dễ dàng tìm kiếm sau này, sau đó nhấn OK để lưu tài liệu vào bộ nhớ máy.

Bước 4: Chọn chế độ Scan 2 mặt

Tìm và chọn tùy chọn Scan 2 mặt vào 1 trang trên bảng điều khiển, sau đó nhấn Scan Setting để thiết lập chi tiết.

Bước 5: Kích hoạt chế độ quét tài liệu 2 mặt

Chọn Original Feed Type, tiếp tục bấm 2 Sided Original để kích hoạt chế độ quét hai mặt. Sau khi hoàn tất cài đặt, nhấn OK rồi chọn Start để máy bắt đầu quét tài liệu.

>>> Xem thêm: Làm sao biết máy in đã in bao nhiêu trang? Cách kiểm tra

Các phần mềm Scan phổ biến hiện nay

Bên cạnh việc sử dụng các chức năng Scan có sẵn, bạn có thể tham khảo một số phần mềm hỗ trợ giúp quá trình quét tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Dưới đây là những phần mềm Scan được sử dụng phổ biến trên máy tính và thiết bị Scan.

Phần mềm Scan trên máy tính

Hiện nay, có nhiều ứng dụng hỗ trợ Scan tài liệu với các tính năng khác nhau, tùy theo nhu cầu sử dụng:

PDFelement: Công cụ chuyên dụng để quét và chỉnh sửa file PDF. Phần mềm có nhiều tính năng nâng cao nhưng yêu cầu trả phí để sử dụng đầy đủ.
Not Another PDF Scanner 2 (NAPS2): Một phần mềm miễn phí dành cho Windows, hỗ trợ Scan tài liệu dễ dàng với giao diện trực quan.
Advanced Scan to PDF Free: Công cụ miễn phí cho phép Scan tài liệu, điều chỉnh kích thước trang và lựa chọn định dạng nén phù hợp.
ScanPapyrus: Phần mềm Scan thông minh, hỗ trợ quét nhanh tài liệu, hình ảnh và lưu lại dưới nhiều định dạng khác nhau trên máy tính.

>>> Bạn có thể xem thêm: Hướng dẫn cách xem lịch sử in trên máy tính nhanh chóng

Phần mềm Scan chuyên dụng

Hầu hết các thiết bị Scan đều có sẵn phần mềm hỗ trợ quét tài liệu sang định dạng PDF. Trong trường hợp chưa được cài đặt, bạn có thể sử dụng các phần mềm như DocPro hoặc Softi Scan to PDF để quản lý file thuận tiện hơn, đồng thời giúp quá trình Scan diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

4. Một số lưu ý khi Scan trên máy in

Để đảm bảo quá trình Scan diễn ra suôn sẻ và chất lượng tài liệu đạt mức tốt nhất, bạn cần lưu ý những điểm sau:

Đảm bảo tài liệu sạch, không có vết bẩn, nếp gấp hay chữ bị mờ để tránh ảnh hưởng đến chất lượng bản Scan.
Đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, không bị lỗi kỹ thuật như kẹt giấy, hết mực hoặc trục trặc phần mềm.
Kiểm tra kết nối giữa thiết bị Scan và máy tính, đảm bảo dây cáp, Wifi hoặc Bluetooth hoạt động bình thường.
Chọn đúng định dạng file, độ phân giải (DPI) và chế độ màu theo nhu cầu để đảm bảo bản Scan rõ nét.
Lau sạch bề mặt kính của thiết bị để tránh bụi bẩn hoặc vết mờ ảnh hưởng đến kết quả quét.
Xem lại tài liệu đã Scan để đảm bảo không bị thiếu trang, lỗi hiển thị hoặc nhầm định dạng.
Sau khi Scan, hãy lưu tài liệu vào nhiều vị trí như ổ cứng, USB hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây để tránh mất dữ liệu.

>>> Bạn có thể xem thêm: Hướng dẫn cách chỉnh máy in full giấy chi tiết từ A đến Z

Hiểu rõ cách Scan trên máy in giúp bạn chuyển đổi tài liệu giấy sang file kỹ thuật số nhanh chóng và thuận tiện hơn. Chỉ với vài thao tác đơn giản, tài liệu có thể được quét đúng định dạng mong muốn, đảm bảo chất lượng rõ nét. Để đạt kết quả tốt, cần kiểm tra kỹ tài liệu gốc, thiết lập thông số phù hợp và lưu trữ file hợp lý. GFC Tech hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn thực hiện quá trình Scan dễ dàng hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy in đa năng, hỗ trợ tối ưu cho công việc scan và in ấn, GFC Tech tự hào là đơn vị bán máy in uy tín, chất lượng. Chúng tôi cung cấp đa dạng các dòng máy in từ các thương hiệu hàng đầu, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

>>> Bạn có thể xem thêm: