Nguyên nhân và cách khắc phục lỗi máy in offline nhanh chóng

Máy in offline là lỗi thường gặp, khiến thiết bị không thể nhận lệnh in từ máy tính. Nguyên nhân có thể xuất phát từ lỗi kết nối, Driver không tương thích hoặc cài đặt chưa đúng. Vậy cách khắc phục lỗi máy in offline như thế nào? Cùng GFC Tech khám phá bài viết dưới đây. 

1. Kiểm tra nguồn điện và kết nối máy in

Nguyên nhân

Một trong những nguyên nhân thường gặp khiến máy in chuyển sang trạng thái offline là sự cố liên quan đến nguồn điện hoặc kết nối. Trong quá trình sử dụng, cáp USB có thể bị rút ra mà chưa được cắm lại, hoặc máy in mất kết nối WiFi nhưng chưa được thiết lập lại sau khi gặp trục trặc.

Cách khắc phục

Trước tiên, hãy kiểm tra đèn báo nguồn để đảm bảo máy in vẫn được cấp điện. Nếu không có dấu hiệu hoạt động, cần kiểm tra lại dây nguồn và ổ cắm để loại trừ khả năng mất điện.

Sau đó, kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính. Nếu sử dụng kết nối không dây, hãy chắc chắn rằng WiFi hoặc Bluetooth vẫn đang hoạt động ổn định và máy in đã kết nối đúng mạng. Đối với máy in kết nối qua cáp USB, kiểm tra xem dây có bị lỏng, đứt hoặc hỏng hay không. Nếu cần, thử đổi cổng USB hoặc sử dụng một dây kết nối khác để đảm bảo tín hiệu được truyền tải chính xác.

2. Kiểm tra và cập nhật Driver máy in

Nguyên nhân

Lỗi Driver có thể là nguyên nhân khiến máy in bị offline, đặc biệt đối với các thiết bị mới cài đặt hoặc khi hệ điều hành được cập nhật nhưng Driver chưa được điều chỉnh phù hợp. Trường hợp này ít xảy ra với những máy in đã hoạt động ổn định trong thời gian dài nhưng lại khá phổ biến ở các máy vừa cài đặt phần mềm điều khiển hoặc thay đổi cấu hình hệ thống. Nếu Driver không tương thích hoặc bị lỗi trong quá trình cài đặt, máy in có thể không nhận lệnh từ máy tính.

Cách khắc phục

Để xử lý tình trạng này, hãy thử gỡ bỏ Driver hiện tại và cài đặt lại phiên bản chính xác cho dòng máy in đang sử dụng. Khi tải phần mềm, cần đảm bảo chọn đúng Driver từ trang web chính thức của nhà sản xuất, phù hợp với phiên bản hệ điều hành trên máy tính. Sau khi cài đặt, hãy khởi động lại cả máy tính và máy in để đảm bảo hệ thống nhận diện thiết bị một cách chính xác. Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, có thể cần cập nhật Driver hoặc kiểm tra thêm trong phần cài đặt máy in.

3. Khởi động lại máy tính và máy in để reset lỗi

Nguyên nhân

Trong một số trường hợp, hệ thống máy tính có thể gặp lỗi xung đột phần mềm hoặc sự cố tạm thời, dẫn đến mất kết nối với máy in và khiến thiết bị hiển thị trạng thái offline. Những trục trặc này thường xảy ra khi hệ điều hành cập nhật, phần mềm điều khiển máy in bị ảnh hưởng hoặc khi có quá nhiều tác vụ đang chạy đồng thời.

Cách khắc phục

Để khắc phục nhanh chóng, hãy thử khởi động lại cả máy tính và máy in. Đối với máy in, nhấn nút nguồn để tắt thiết bị, đợi vài giây rồi bật lại. Với máy tính, bấm vào biểu tượng Windows, chọn nút nguồn và nhấn Restart để hệ thống tải lại các tiến trình, giúp khôi phục kết nối giữa hai thiết bị. Sau khi hoàn tất, kiểm tra xem máy in đã hoạt động bình thường hay chưa.

4. Khởi động lại dịch vụ in trên máy tính

Nguyên nhân

Khi máy tính và máy in phải xử lý quá nhiều tác vụ cùng lúc, hệ thống có thể bị quá tải, dẫn đến tình trạng gián đoạn tạm thời. Điều này có thể khiến máy in chuyển sang trạng thái offline và không nhận lệnh in, đặc biệt khi hàng đợi in quá dài hoặc dịch vụ quản lý in gặp lỗi.

Cách khắc phục

Để khắc phục lỗi này, bạn có thể khởi động lại dịch vụ quản lý in theo các bước sau:

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Windows + R, nhập services.msc, sau đó nhấn OK hoặc Enter.

• Bước 2: Trong danh sách dịch vụ, tìm Print Spooler, nhấp chuột phải và chọn Restart.

Sau khi quá trình khởi động lại hoàn tất (trạng thái hiển thị Running), hãy thử in lại để kiểm tra xem máy in đã hoạt động bình thường hay chưa.

5. Tắt chế độ offline của máy in để khôi phục hoạt động

Nguyên nhân

Trong một số trường hợp, máy in có thể bị đặt ở chế độ offline do cài đặt trước đó mà người dùng chưa kiểm tra lại. Điều này khiến máy in không nhận lệnh in dù kết nối vẫn ổn định. Chỉ cần tắt chế độ này, máy in sẽ hoạt động bình thường trở lại.

Cách khắc phục

Bạn có thể thực hiện các bước sau để tắt chế độ offline:

• Bước 1: Nhập Printers & Scanners vào thanh tìm kiếm trên Taskbar và chọn kết quả tương ứng.

• Bước 2: Tìm máy in đang gặp lỗi trong danh sách, nhấp vào tên thiết bị và chọn Open queue.

• Bước 3: Trong cửa sổ mới, vào tab Printer, sau đó bỏ chọn Use Printer Offline.

Sau khi hoàn tất, kiểm tra lại xem máy in đã trở về trạng thái sẵn sàng để in hay chưa. Nếu vẫn gặp lỗi, có thể cần kiểm tra thêm kết nối hoặc cập nhật Driver.

6. Những lưu ý quan trọng khi sửa lỗi máy in báo offline

Để quá trình sửa chữa máy in lỗi máy in offline diễn ra hiệu quả, hãy đảm bảo các điều kiện sau:

• Cài đặt đúng Driver phù hợp với dòng máy in và hệ điều hành, đồng thời kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính.
• Đèn báo trên máy in phải sáng, nếu thiết bị hoạt động bình thường, đèn thường có màu xanh lá cây.
• Kiểm tra hộp mực, đảm bảo còn đủ mực để máy in có thể thực hiện lệnh in mà không bị gián đoạn.
• Đối với máy in kết nối bằng cáp, kiểm tra xem dây cáp có bị lỏng, đứt hoặc hư hỏng không, nếu cần, hãy thay dây mới.
• Kiểm tra chất lượng giấy in và mực in để đảm bảo không có lỗi phát sinh trong quá trình in ấn.

7. Một số lỗi liên quan khác đến máy in

7.1 Máy in không nhận hộp mực

Trong quá trình sử dụng, đôi khi máy in có thể không nhận diện được hộp mực sau khi lắp đặt. Tình trạng này có thể do nhiều nguyên nhân như hộp mực không tương thích, lắp đặt chưa đúng cách hoặc tiếp điểm giữa hộp mực và máy in bị bám bụi. Kiểm tra lại vị trí lắp hộp mực, vệ sinh khu vực tiếp xúc và đảm bảo sử dụng hộp mực phù hợp sẽ giúp khắc phục tình trạng này, giúp máy in hoạt động ổn định trở lại.

7.2 Bản in bị xạm nền

Tình trạng bản in bị xạm nền thường xuất phát từ trống máy in bị hỏng hoặc hao mòn sau thời gian dài sử dụng. Khi trống in không còn giữ được điện tích ổn định, mực có thể bám lên những vùng không mong muốn, khiến bản in bị nhiễu, mất thẩm mỹ. Để khắc phục, hãy kiểm tra và vệ sinh trống máy in hoặc thay thế nếu cần thiết, đảm bảo chất lượng in ấn luôn rõ nét.

7.3 Cách sửa lỗi bản in sọc, sai màu trên máy in Canon

Sau một thời gian sử dụng, máy in có thể gặp tình trạng bản in xuất hiện sọc hoặc màu sắc không đúng so với thiết kế ban đầu. Nguyên nhân có thể do đầu phun bị tắc, hộp mực sắp hết hoặc cài đặt màu không chính xác. Để khắc phục, hãy kiểm tra mức mực, vệ sinh đầu phun và đảm bảo cấu hình màu sắc trên máy in phù hợp với bản thiết kế trên máy tính.

7.4 Bản in bị đen và lem nhem

Tình trạng bản in bị đen hoặc lem nhem thường do gạt mực lớn hoặc gạt mực bé bị mòn, hỏng, khiến mực thừa không được loại bỏ đúng cách. Ngoài ra, hộp mực bị lỗi hoặc bị rò rỉ cũng có thể gây ra hiện tượng này. Cách khắc phục máy in bị lem mực là kiểm tra và vệ sinh gạt mực, thay thế nếu cần thiết. Đồng thời kiểm tra hộp mực để đảm bảo không có sự cố rò rỉ ảnh hưởng đến chất lượng bản in.

7.5 Máy in bị đen mép giấy, và đen hai lề

Trong quá trình in, tình trạng bản in bị đen mép giấy hoặc hai bên lề có thể xuất phát từ trống máy in bị mòn, gạt mực không hoạt động hiệu quả hoặc hộp mực bị rò rỉ. Điều này khiến mực thừa bám lên bề mặt giấy, làm ảnh hưởng đến chất lượng bản in. Để khắc phục, cần kiểm tra và vệ sinh trống in, thay thế gạt mực nếu cần, đồng thời đảm bảo hộp mực không bị rò rỉ hoặc hư hỏng.

7.6 Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN 

Lỗi máy tính không nhận diện được máy in trong mạng LAN có thể do nhiều nguyên nhân, bao gồm cấu hình mạng sai, máy in chưa được chia sẻ đúng cách hoặc tường lửa chặn kết nối. Để khắc phục, hãy kiểm tra cài đặt chia sẻ máy in trên hệ thống, đảm bảo cả máy tính và máy in đều kết nối cùng một mạng. Ngoài ra, có thể cần tắt tạm thời tường lửa hoặc cập nhật Driver để đảm bảo thiết bị được nhận diện chính xác.

>> Xem thêm: Tại sao máy in không in được? 10 cách xử lý nhanh chóng

7.7 Lỗi máy in chỉ in được một trang

Khi gặp tình trạng máy in chỉ in được một trang rồi dừng lại, nguyên nhân có thể đến từ bộ nhớ đệm bị đầy, lỗi Driver hoặc cài đặt chế độ in chưa đúng. Để khắc phục, hãy thử xóa hàng đợi in, kiểm tra và cập nhật Driver, đồng thời đảm bảo máy in không bị thiết lập chế độ in một trang duy nhất trong cài đặt. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, có thể cần khởi động lại máy in và máy tính để hệ thống nhận lệnh in đúng cách.

7.8 Máy in báo Ready To Print nhưng không in

Máy in hiển thị trạng thái “Ready To Print” nhưng không thực hiện lệnh in có thể do lỗi kết nối, hàng đợi in bị kẹt hoặc Driver gặp trục trặc. Kiểm tra kết nối giữa máy tính và máy in, xóa hàng đợi in trong Printers & Scanners, sau đó khởi động lại thiết bị. Nếu lỗi vẫn xảy ra, hãy thử cập nhật hoặc cài đặt lại Driver để đảm bảo máy in hoạt động bình thường.

7.9 Máy in không nhận lệnh in

Tình trạng máy in không nhận lệnh in có thể do lỗi kết nối, hàng đợi in bị kẹt, hoặc phần mềm điều khiển gặp sự cố. Để khắc phục, hãy kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính, đảm bảo cáp kết nối hoặc mạng WiFi hoạt động bình thường. Ngoài ra, xóa hàng đợi in trong Printers & Scanners, khởi động lại máy in và cập nhật Driver có thể giúp thiết bị nhận lệnh in chính xác hơn.

7.10 Máy in in ra toàn giấy trắng

Nếu máy in in ra giấy trắng, nguyên nhân có thể do hộp mực bị hết, đầu phun bị tắc hoặc trục trặc trong quá trình cấp mực. Kiểm tra mức mực trong hộp, vệ sinh đầu phun để đảm bảo mực được phân phối đúng cách. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết, có thể cần tháo hộp mực ra, lắp lại đúng vị trí hoặc thay thế hộp mực mới để máy in hoạt động ổn định.

7.11 Máy in không kéo giấy

Khi máy in không kéo giấy, nguyên nhân có thể do kẹt giấy, bánh răng kéo giấy bị mòn hoặc cảm biến giấy gặp lỗi. Để khắc phục, hãy kiểm tra xem có vật cản trong khay giấy không, vệ sinh con lăn kéo giấy để loại bỏ bụi bẩn, đồng thời đảm bảo giấy được đặt đúng cách. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, có thể cần kiểm tra hoặc thay thế bộ phận kéo giấy để máy in hoạt động trơn tru hơn.

7.12 Máy in bị mờ chữ, nhạt màu 

Bản in mờ, chữ không đậm hoặc thiếu sắc nét có thể do hộp mực sắp hết, đầu phun bị tắc hoặc cài đặt chất lượng in chưa phù hợp. Để khắc phục, hãy kiểm tra lượng mực trong hộp, vệ sinh đầu phun để đảm bảo mực được phun đều, đồng thời điều chỉnh chế độ in trên máy tính về mức độ sắc nét cao hơn. Nếu chất lượng in vẫn không được cải thiện, có thể cần thay thế hộp mực để đảm bảo bản in rõ ràng hơn.

7.13 Máy in kẹt giấy do kéo nhiều tờ

Máy in hoạt động liên tục trong thời gian dài có thể gặp tình trạng kéo nhiều tờ giấy cùng lúc, gây kẹt giấy hoặc ảnh hưởng đến chất lượng in. Nguyên nhân thường do con lăn kéo giấy bị mòn, giấy bị ẩm hoặc khay giấy không được sắp xếp đúng cách. Để khắc phục, hãy kiểm tra và làm sạch con lăn, đảm bảo giấy khô ráo, không dính vào nhau, đồng thời điều chỉnh lại khay nạp giấy để máy in hoạt động ổn định hơn.

Máy in hoạt động liên tục trong thời gian dài có thể gặp tình trạng kéo nhiều tờ giấy cùng lúc, gây kẹt giấy hoặc ảnh hưởng đến chất lượng in. Tệ hơn nữa, Cách khắc phục máy in bị lem mực có thể làm gián đoạn công việc của bạn. Nguyên nhân thường do con lăn kéo giấy bị mòn, giấy bị ẩm hoặc khay giấy không được sắp xếp đúng cách. Để khắc phục, hãy kiểm tra và làm sạch con lăn, đảm bảo giấy khô ráo, không dính vào nhau, đồng thời điều chỉnh lại khay nạp giấy để máy in hoạt động ổn định hơn.

7.14 In 2 mặt khớp nhau trong Word

Khi in tài liệu hai mặt, việc căn lề chính xác giúp hai mặt khớp nhau hoàn hảo, tránh tình trạng lệch chữ hoặc mất cân đối. Để thực hiện, trước tiên hãy thiết lập chế độ Print on Both Sides trong cài đặt in. Tiếp theo, điều chỉnh căn lề đối xứng bằng cách vào Page Layout > Margins > Mirror Margins, giúp hai mặt in ra trùng khớp mà không bị lệch.

7.15 Máy in không nhận lệnh in file PDF

Mặc dù PDF là định dạng phổ biến giúp giữ nguyên font chữ và bố cục, nhưng đôi khi máy in có thể không nhận lệnh in từ file này. Nguyên nhân có thể do lỗi phần mềm, file bị lỗi hoặc trình điều khiển máy in chưa hỗ trợ định dạng PDF. Để khắc phục, hãy thử chuyển file sang định dạng khác, cập nhật hoặc cài lại phần mềm đọc PDF, đồng thời kiểm tra lại cài đặt máy in để đảm bảo tương thích với file cần in.

GFC Tech hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng máy in offline, giúp thiết bị hoạt động ổn định và tránh gián đoạn công việc. Nếu cần hỗ trợ thêm về các vấn đề liên quan đến máy in, hãy kiểm tra lại kết nối, cài đặt máy in, hoặc liên hệ đơn vị kỹ thuật để được tư vấn chi tiết, ví dụ như tư vấn mua máy in màu chất lượng phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

>> Tìm hiểu thêm: Tổng hợp các lỗi máy in thường gặp và cách khắc phục dễ dàng