Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy cho người mới

Cách sử dụng máy photo là một kỹ năng quan trọng đối với những người làm việc trong môi trường văn phòng. Tuy nhiên, đối với những người mới lần đầu sử dụng máy, việc làm quen với các chức năng có thể gây khó khăn. Để giúp bạn sử dụng máy photocopy một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, GFC Tech sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng trong bài viết dưới đây!

1. Cấu tạo của máy photocopy 

Máy photocopy là một thiết bị phức tạp với nhiều bộ phận quan trọng, mỗi bộ phận đảm nhận một vai trò cụ thể trong quá trình vận hành. Dưới đây là các thành phần chính cấu tạo nên máy photocopy:

1.1 Trống (Drum)

• Là bộ phận cốt lõi của máy, chịu trách nhiệm chuyển hình ảnh từ máy sang giấy.
• Cấu tạo gồm lõi trống bằng kim loại phi từ tính (thường là nhôm) và bề mặt được phủ lớp quang dẫn đặc biệt có khả năng nhiễm và mất điện tích dưới tác động của ánh sáng.
• Trống dễ bị mài mòn trong quá trình sử dụng, gây ảnh hưởng đến chất lượng bản in. Việc thay trống định kỳ cùng thanh gạt mực mới sẽ duy trì hiệu suất máy.

1.2 Mực in

• Là bột carbon đen có tính chất nhiễm điện dương khi tiếp xúc với bột từ.
• Khi nhiệt độ đạt khoảng 160°C, mực sẽ nóng chảy, bám chặt vào giấy và tạo thành bản in rõ nét.
• Sử dụng mực chất lượng cao giúp tăng độ sắc nét của bản in và kéo dài tuổi thọ cho các bộ phận của máy.

Mực in photocopy là một thành phần không thể thiếu trong quá trình sao chép tài liệu

1.3 Bột từ

• Gồm các hạt sắt siêu nhỏ, có từ tính cao, đóng vai trò vận chuyển mực từ hộp mực đến bề mặt trống.
• Trong thời gian dài sử dụng, từ tính của bột từ giảm dần, khiến bản in bị mờ và cần thay mới để duy trì chất lượng.

1.4 Lô sấy

• Trục tròn bằng hợp kim nhôm dẫn nhiệt tốt, có nhiệm vụ làm nóng chảy mực.
• Cấu tạo gồm đèn nhiệt, cầu chì nhiệt, và thăm nhiệt để kiểm soát và bảo vệ quá trình tỏa nhiệt.
• Đảm bảo nhiệt độ phù hợp giúp mực dính chặt vào giấy, tạo bản in sắc nét.

1.5 Lô ép

• Trục cao su đàn hồi nằm song song với lô sấy, có nhiệm vụ ép chặt mực đã nóng chảy lên giấy.
• Hoạt động đồng thời với lô sấy, quay ngược chiều nhau. Nếu một trong hai bị hỏng, hiệu suất máy sẽ giảm đáng kể.

 Lô ép giúp cho bản in trở nên phẳng lì và đẹp mắt hơn

1.6 Hệ thống cao áp

• Sinh ra điện trường lớn, giúp nạp và hút mực lên giấy.
• Gồm cao áp nạp (nạp điện tích lên trống), cao áp hút (chuyển mực từ trống lên giấy), và cao áp tách (tách giấy ra khỏi trống).

1.7 Các bộ phận phụ trợ khác

Bao gồm bánh răng, đèn quét, cuộn hút, giúp hỗ trợ và phối hợp nhịp nhàng trong quá trình vận hành, đảm bảo máy hoạt động ổn định và hiệu quả.

2. Cách đọc thông số trên máy photocopy 

Đọc hiểu các thông số trên máy photocopy là một bước quan trọng để kiểm soát hiệu quả hoạt động của thiết bị và tối ưu chi phí in ấn. Một trong những thông số quan trọng nhất cần nắm rõ là số Counter – đại diện cho số lượng bản in, photocopy hoặc scan mà máy đã thực hiện từ khi bắt đầu sử dụng đến thời điểm hiện tại.

Hiểu rõ số Counter sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí, đảm bảo máy photocopy được vận hành trong giới hạn khuyến nghị, tránh tình trạng sử dụng quá mức dẫn đến hư hỏng hoặc giảm tuổi thọ của thiết bị. Kiểm tra và điều chỉnh số Counter định kỳ cũng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của máy.

Cách kiểm tra số Counter trên các dòng máy photocopy phổ biến

• Máy photocopy Ricoh:
  Nhấn nút User Tools / Counter -> chọn mục System Settings trên màn hình cảm ứng -> vào Administrator Tools -> chọn Display / Print Counter để xem số Counter. Nếu muốn in danh sách thông số, chọn Print Counter List, máy sẽ in bản ghi chi tiết.
• Máy photocopy HP (dòng HP 4250, HP 4350, HP 4015, HP 4515):
  Bấm phím OK -> di chuyển mũi tên đến mục Information và bấm OK -> chọn lệnh Print Usage Page -> máy sẽ tự động in ra bản ghi số trang in đã thực hiện.
• Máy photocopy HP đa chức năng (dòng HP M1120, HP 1005, HP 1006, HP 1102):
  Truy cập Start -> Settings -> Printer and Faxes trên máy tính -> click chuột phải vào máy in đang sử dụng, chọn Printing Preference -> vào mục Services, chọn lệnh Print Information Page hoặc Config Page, nhấn Print để máy in ra thông tin số Counter.

Ý nghĩa của các thông số Counter

Sau khi thu thập được thông tin từ máy, danh sách thông số Counter sẽ bao gồm các mục như:

• Color Copies: Số lượng bản photo màu.
• Color Prints: Số lượng bản in màu.
• Color Total: Tổng số trang in, photocopy và scan thực hiện trên máy.
• Department Counter: Số lượng in ấn của từng người dùng (với máy hỗ trợ quản lý cá nhân).
• Department Management: Tổng số in ấn theo từng phòng ban hoặc nhóm.
• Pixel Counter: Thông số cho biết tỷ lệ mực hoặc màu đã sử dụng cho các bản in.

2. Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cho người mới bắt đầu

Mỗi loại máy photocopy sẽ có chức năng và các chương trình in riêng. Tuy nhiên, về cơ bản các thao tác sử dụng vẫn giống nhau và nhà sản xuất đều có hướng dẫn cụ thể khi mua máy. Nhưng đối với những người mới tiếp xúc với thiết bị này, việc nắm bắt các thao tác cơ bản có thể gặp chút khó khăn. Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc làm quen với máy photocopy, dưới đây là các bước cơ bản sử dụng máy photocopy mà bạn có thể tham khảo qua:

Cách khởi động máy photocopy

Trước tiên, bạn phải kết nối với nguồn điện. Sau khi đã đảm bảo nguồn điện ở trạng thái ON, bạn nhấn nút POWER và chờ trong khoảng 30 giây để khởi động máy.

Thao tác cơ bản để làm quen với máy photocopy 

Dưới đây là một số phím cơ bản trên máy photo mà bạn cần làm quen trước khi bắt đầu quy trình in ấn:

• Phím Extra Scan: Chức năng mở rộng Scan
• Phím Reset: Khởi động lại chương trình máy về chế độ ban đầu
• Phím Copy: Chế độ sao chép
• Phím Start: Bắt đầu sao chép
• Phím Stop: Dừng sao chép
• Phím Box: Chức năng mở rộng độ box
• Phím Fax/Scan: Bật chế độ Fax/Scan tài liệu
• Phím Interrupt: Tạm dừng quá trình copy để thực hiện công việc khác, khi muốn quay lại chế độ sao chép bạn chỉ cần ấn nút Interrupt thêm một lần nữa.
• Phím Mode Check: Kiểm tra cài đặt, thiết lập hoặc thay đổi chương trình.
• Phím Proof Copy: Khi tra lại bản in trước khi in số lượng lớn
• Phím Clear: Xóa tài liệu in và các cài đặt trên máy
• Phím Mode Memory: Lưu các thiết lập và sử dụng khi cần thiết.
• Phím Accessibility: Cài đặt chức năng người in trên màn hình cảm ứng.
• Phím Enlarge Display: Phóng to màn hình
• Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản
• Phím Utility/Counter: Chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
• Công tắc nguồn phụ: Tắt máy tạm thời nhưng vẫn nhận bản Fax khi bật công tắc khởi động bản fax sẽ được in ra.
• Đèn báo Main Power: Công tắc nguồn chính có đèn báo màu xanh
• Khung phím số: Khai báo các bản copy và nhập các chức năng khác.

Quy trình copy trên máy

Bước 1: Đặt tài liệu vào khay hoặc mặt kính quét

Đặt tài liệu bạn cần sao chép vào khay nạp tự động (ADF) hoặc trên mặt kính quét, đảm bảo rằng các góc của tài liệu được đặt ngay ngắn trên dòng kẻ phân hướng dẫn. Mặt copy sẽ úp xuống mặt kính, lúc này máy sẽ hiện lên dòng chữ “Place document face down” có nghĩa là máy đã ghi nhận.

Đặt tài liệu ngay ngắn trên mặt kính

Bước 2: Điều chỉnh số lượng bản sao và chế độ màu

Trên màn hình điều khiển, chọn số lượng bản sao bạn cần và chế độ sao chép (đen trắng hoặc màu). Bạn cũng có thể điều chỉnh các thông số khác như độ sáng, độ tương phản nếu cần.

Bước 3: Lựa chọn khổ giấy phù hợp

Chọn kích thước giấy sao chép, thông thường các máy photo sẽ có 2 loại khay phổ biến đó là giấy 14 inch và giấy 11 inch. Người dùng nên đảm bảo khổ giấy trong máy phù hợp với kích thước tài liệu bạn đang sao chép.

Bước 4: Kiểm tra và hoàn tất việc sao chép

Kiểm tra lại tất cả các cài đặt và nhấn nút “Start” (Bắt đầu) để bắt đầu quá trình sao chép. Sau khi sao chép hoàn tất, lấy tài liệu và bản sao từ khay đầu ra.

Sau khi in người dùng nên kiểm tra trước bản in hạn chế sai sót

3. Những điều cần biết khi sử dụng máy photocopy

Trong quá trình sử dụng máy photocopy để tăng tuổi thọ cho thiết bị và hạn chế các tình trạng sai sót trong quá trình in. Người dùng cần lưu ý những điều sau:

• Khi mới mua máy, người dùng nên tìm hiểu cấu trúc và nguyên lý hoạt động của máy.
• Đặt máy nơi khô ráo, thoáng mát với góc nghiêng không quá 20 độ và cách tường tối thiểu 20cm.
• Tránh ánh sáng, những nơi có độ ẩm cao và hạn chế đặt đối diện với các nguồn nhiệt.
• Nguồn điện cung cấp cho máy phải ổn định, không thay đổi đột ngột và sử dụng chung với các thiết bị khác.
• Lưu trữ mực in, giấy in ở nơi khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt và độ ẩm cao.
• Không để các vật lạ khác rơi vào khay giấy hoặc khay hông của máy.
• Không chạm tay vào những bộ phận tiếp xúc với nguồn điện, có ký hiệu điện áp và nhiệt độ cao.
• Thường xuyên bảo dưỡng và vệ sinh máy để tăng tuổi thọ cho thiết bị.
• Trong trường hợp máy có sự cố hoặc vấn đề nào nên đem máy đến trung tâm bảo hành để được nhà sản xuất kiểm tra và sửa chữa kịp thời.

Thường xuyên vệ sinh máy in để tăng tuổi thọ cho thiết bị

Trên đây là tất tần tật những thông tin liên quan đến cách sử dụng máy photo dành cho người mới bắt đầu. Hy vọng với những chia sẻ trên, người dùng có thể dễ dàng sử dụng máy photocopy một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. GFC Tech chúc bạn thành công!